Зачем подробное задание
Короткий запрос «мебель на общежитие, цена за комнату» поставщики трактуют по-разному. Один считает кровать без матраса, другой — с матрасом и монтажом, третий закладывает доставку только до склада. Цены на руках, но сравнить их нельзя.
В задании вы фиксируете, что именно покупаете. Тогда разница в цене объясняется материалами и условиями, а не тем, что кто-то забыл половину позиций.
Перечень помещений и количество
Начните с таблицы помещений: тип комнаты, число мест, количество таких комнат по этажам и корпусам. Отдельной строкой — общие зоны: кухни, комнаты отдыха, учебные комнаты, пост охраны, кабинет коменданта.
Приложите планировки. По ним поставщик проверит, встанет ли мебель с учётом дверей, окон, радиаторов и проходов, и предложит размеры под комнату, а не типовой комплект «на глаз».
Состав на одно место и на комнату
Опишите комплект по позициям: кровать (одноярусная или двухъярусная), матрас, тумба, место хранения одежды, стол и стул, полка, зеркало, вешалка. Для каждой позиции — размеры или допустимый диапазон.
Если состав ещё обсуждается, напишите это прямо и попросите варианты. Поставщик предложит несколько комплектаций, и вы выберете по бюджету.
Нагрузки и условия эксплуатации
Мебель в общежитии работает в режиме, далёком от бытового: жильцы меняются каждый год, мебель двигают, на кровати сидят как на диване. Укажите это в задании:
- кто живёт: студенты, рабочие вахтовым методом, спортсмены;
- как часто меняются жильцы;
- нужны ли ограждение и лестница у второго яруса;
- крепление к стене или полу, если мебель не должна сдвигаться.
Общие технические требования к мебели задают ГОСТ 16371-2014, к кроватям и другой мебели для лежания — ГОСТ 19917-2014. Сошлитесь на них, если нужен документ о соответствии.
Материалы и фурнитура
Напишите требования к корпусу (ЛДСП, металл), кромке, цвету, фурнитуре: петли, направляющие, замки. Отдельно — что должно быть одинаковым во всех комнатах: так проще с ремонтом и запасом деталей.
Если важен внешний вид, приложите референсы или палитру. Если важнее цена — разрешите поставщику предложить аналоги и попросите отметить их в предложении.
Поставка, монтаж и график
Укажите адрес, условия разгрузки (лифт, этаж, проезд для машины), часы работ и дату готовности. Для большого объекта удобнее поставка по этажам или корпусам: мебель не лежит на складе, а этажи сдаются по очереди.
Решите, кто собирает и расставляет мебель и кто вывозит упаковку. Эти работы часто остаются «между» поставщиком и генподрядчиком.
Запас деталей и гарантия
Попросите заложить в поставку запасные детали: фасады, полки, ручки, направляющие, крепёж. Без запаса сломанная дверца ждёт новой партии, а комната — ремонта.
Пропишите гарантийный срок, порядок обращения и срок замены. Подробнее — в статье какие запасные детали предусмотреть.
Приёмка
Определите, как принимаете работы: по комнатам, этажам или корпусу целиком, кто от вас подписывает акт, как фиксируются замечания и в какой срок их устраняют. Чек-лист приёмки комнаты лучше приложить к заданию заранее.